Nhập hàng lần đầu cần chuẩn bị gì? 7 việc nên làm trước khi hàng lên tàu

Phần lớn rắc rối của lô hàng nhập đầu tiên không xảy ra ở cảng Việt Nam. Nó bắt đầu từ lúc chủ shop chốt đơn với nhà cung cấp mà chưa hỏi đủ. Đến khi hàng về mới biết thiếu giấy, sai tên hàng, phải chờ, và mỗi ngày chờ là thêm tiền lưu container. Dưới đây là 7 việc chúng tôi luôn dặn khách làm trước khi hàng lên tàu.

1. Có pháp nhân và cách khai hải quan

Hàng nhập khẩu kinh doanh cần đứng tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có mã số thuế. Muốn tự khai thì công ty cần chữ ký số và tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử. Nếu chưa có, có thể thuê bên dịch vụ đứng ra khai thay theo hợp đồng.

2. Thống nhất bộ chứng từ với nhà cung cấp

Bộ cơ bản gồm hóa đơn thương mại (invoice), phiếu đóng gói (packing list) và vận đơn (B/L, hoặc AWB nếu đi máy bay). Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện trên ba chứng từ phải khớp nhau. Tên hàng phải ghi cụ thể. Ghi chung chung kiểu "parts", "accessories" là lý do hay gặp nhất khiến hải quan hỏi thêm.

3. Kiểm mã HS và thuế trước khi chốt giá

Mã HS quyết định thuế nhập khẩu, chính sách quản lý và cả việc có được hưởng ưu đãi hay không. Gửi ảnh hàng, catalogue, công dụng, chất liệu để kiểm mã trước. Biết trước số thuế thì mới tính được giá vốn thật.

4. Xem hàng có cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, nhãn phụ không

Một số nhóm hàng phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hoặc có giấy phép trước khi thông quan, ví dụ thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện, đồ chơi trẻ em, gỗ, máy móc đã qua sử dụng. Biết sớm thì làm hồ sơ song song, không để hàng nằm cảng chờ.

5. Hỏi nhà cung cấp về C/O

Hàng từ Trung Quốc có C/O form E hợp lệ thì có thể được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định ASEAN – Trung Quốc, thường thấp hơn nhiều so với thuế suất áp dụng khi không có C/O. Phải yêu cầu nhà cung cấp làm C/O ngay khi đặt hàng, ghi đúng mã HS, đúng tên hàng.

6. Chốt điều kiện giao hàng và phí ở cảng đến

Mua giá EXW, FOB hay CIF thì phần việc và chi phí mỗi bên khác nhau. Mua CIF tưởng rẻ vì người bán đã trả cước, nhưng phí ở cảng đến (THC, D/O, phí chứng từ…) có thể cao. Hãy xin báo giá trọn gói đến kho để so sánh cho đúng.

7. Chuẩn bị tiền thuế và chi phí

Thuế nhập khẩu và VAT nộp theo tờ khai trước khi lấy hàng. Một số mặt hàng đang được giảm VAT còn 8% đến hết 31/12/2026 theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, nhưng không phải mặt hàng nào cũng được giảm. Ngoài thuế còn có phí hãng tàu, phí cảng, phí xe. Có đủ tiền đúng lúc thì hàng ra cảng nhanh, đỡ phí lưu.

Kinh nghiệm của chúng tôi

Lô đầu tiên nên đi đơn giản: ít mã hàng, chứng từ rõ ràng, hỏi kỹ trước khi chốt đơn. Khi đã quen nhà cung cấp và quen quy trình, các lô sau sẽ nhanh và rẻ hơn nhiều. Việc kiểm mã HS và thuế dự kiến trước khi hàng lên tàu, chúng tôi làm miễn phí.

Căn cứ

- Nghị định 174/2025/NĐ-CP giảm thuế giá trị gia tăng, hiệu lực từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026 (Điều 2 khoản 1). Công báo số 895 + 896, ngày 15/7/2025: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/nghi-dinh-so-174-2025-nd-cp-45374.htm

Anh chị đang chuẩn bị lô hàng đầu tiên? Gửi thông tin qua Zalo 0937 639 365, chúng tôi gửi báo giá trọn gói trong 2 giờ làm việc.